Wie machen wir… Bedienungsanleitungen?

„Um eine Bedienungsanleitung zu erstellen, muss man auf Kreativität verzichten“, sagt Tomaso Magoni, Teamleiter der Technischen Dokumentation. Das Produkt und die Zielgruppe bestimmen den Inhalt. Dazu muss der technische Redakteur das Produkt  so beschreiben, dass der Nutzer es versteht und sachgemäß verwenden kann. Bunte Begriffswahl und blumige Sätze sind also nicht erwünscht. Wichtig ist dabei das technische Verständnis des Redakteurs: „Der Nutzer muss anhand der Anleitung verstehen, wie man nach dem Wartungsplan einen Filter wechselt, welche Kraftstoffe und Öle er für den Motor verwenden darf und was er bei Problemen selbst machen kann oder wann er den Service zur Hilfe holen muss“. Deshalb steht der Bediener immer im Blickfeld des technischen Redakteurs. Wie Bockewitz und Ebser gehen alle technischen Redakteure dafür regelmäßig in die Montage, zu Schulungen ins Trainingscenter oder auf den Prüfstand, um zu lernen wie bestimmte Vorgänge korrekt ausgeführt werden.

Die Anleitung erstellen sie dann mit Hilfe eines modernen Content-Management-Systems (CMS). „Hier können wir einzelne Bausteine mit Text und Grafik neu erstellen oder bereits vorhandene von anderen Motoren oder Systemen übernehmen“, erklärt Bockewitz. Zudem überprüft das CMS die Wortwahl. So ist die Beschreibung einheitlich und eindeutig, auch wenn mehrere Redakteure daran arbeiten. Eine gezielte Wortwahl ist wichtig, um Missverständnisse zu vermeiden. Im Seriensystemgeschäft werden jeweils die Standard-Betriebsanleitungen ausgeliefert da sich der Lieferumfang von Auftrag zu Auftrag kaum ändert. Wohingegen im Projektsystemgeschäft die technische Dokumentation auftragsspezifisch von den Redakteuren erstellt wird, zum Beispiel für ein PowerPack, einem Bahnmotor mit Zubehör für Triebwagen. „Jeder Auftrag ist anders und das müssen wir berücksichtigen“, so Bockewitz. Dank der modularen Dokumentationserstellung im CMS beansprucht eine Bedienungsanleitung für ein Bahn-PowerPack nur etwa eine Woche Arbeitszeit. Eine Anleitung für ein neues Produkt, bei dem der technische Redakteur schon bei der Entwicklung involviert ist, kann mehrere Wochen dauern.